คู่มือการใช้งาน G-Suite

ส่งเมล์, ตอบกลับ, ไฟล์แนบ และการพิมพ์จดหมาย ทำอย่างไร

ยินดีต้อนรับสู่ Gmail เอกสารนี้จะแสดงภาพรวมเบื้องต้นสำหรับการใช้งาน Gmail ที่จะช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น ไปเริ่มกันเลย

กล่องจดหมายของคุณ

หลังจากมีการลงชื่อเข้าใช้งาน Gmail คณุจะพบจดหมายต่างๆ ที่คุณได้รับอยู่ในกล่องจดหมายขาเข้าของคุณ ดังตัวอย่าง

จดหมายที่ยังไม่ถูกอ่านจะถูกแสดงเป็นตัวอักษรตัวหนา ในการเปิดอ่านจดหมายให้คลิกที่จดหมายจากลิสต์ของจดหมาย

บทสนทนา คืออะไร?

โดยการตั้งค่าปกติแล้ว ในการตอบกลับจดหมายจะถูกรวมกันไว้เป็น บทสนทนา (Conversation) เพื่อความง่ายต่อการอ่านจดหมายในเรื่องเดียวกันจะถูกรวมไว้ด้วยกัน เพื่อลดความซับซ้อนของกล่องจดหมาย โดยดูได้จากตัวอย่างข้างล่าง เช่น จดหมายที่ มี (2) แปลว่ามีจดหมาย 2 ฉบับรวมอยู่ในบทสนทนานี้

นี่คือตัวอย่างว่าเมื่อคลิกที่บทสนทนา จะแสดงจดหมายในลักษณะนี้โดยจดหมายใหม่จะถูกแสดงเรียงลำดับเวลาอยู่ด่านล่าง

หมายเหตุ : คุณสามารถกำหนดให้มีการแสดงจดหมายแบบบทสนทนาหรือไม่ก็ได้ โดยกำหนดที่ปุ่มรูปเฟืองบริเวณมมุบนขวามือ ของจอภาพ จากนั้นเลือก การตั้งค่า และดูที่ ทั่วไป และเลื่อนลงไปยังส่วนของ มุมมองการสนทนา จากนั้นเลือกตัวเลือกเปิดหรือ ปิดมุมมองการสนทนา

  • กรณีที่ปิด มุมมองการสนทนา จดหมายใหม่จะไม่ถูกแสดงเป็นกลุ่ม แต่จะแสดงแยกกันทั้งจดหมายเดิมที่มีอยู่ก่อนแล้ว และจด                  หมายใหมที่เข้ามาในกล่องจดหมาย
  • กรณีที่เปิด มุมมองการสนทนา จะไม่สามารถแยกจดหมายแต่ละฉบับออกจากบทสนทนาได้

การเขียนจดหมายใหม่

1. ในหน้าของ Gmail คลิกที่ปุ่มเขียน สีขาวเพื่อสร้างจดหมายใหม่

4. ระบบจะเปิดหน้าต่างบริเวณมุมล่างขวาของจอภาพ หากต้องการย่อหน้าต่างลง ให้คลิกปุ่ม หรือกดปุ่ม  เพื่อเปิด หน้าต่างการเขียนอีเมล์ให้เป็นหน้าต่างแยกต่างหาก ซึ่งสามารถปรับขนาดหรือย้ายไปยังตำแหน่งใดๆ บนหน้าจอได้

5. ในช่อง ถึง ให้พิมพ์อีเมล์ชื่อผ้รูับ โดยระบบจะค้นหารายชื่อมาแสดงที่ตรงกับตัวอักษรที่เริ่มพิมพ์ โดยเลือกมาจากรายชื่อใน บริษัทและรายชื่อส่วนตัว

6. ในการเพิ่มชื่ออีเมล์เพื่อทำสำเนาหรือสำเนาลับให้กดที่ปุ่ม สำเนา หรือ สำเนาลับ แล้วเพิ่มชื่ออีเมล์บุคคลที่ต้องการส่งสำเนาหรือสำเนาลับไปถึง ทั้งนี้คุณยังสามารถคลิกแล้วลากชื่อเพื่อสลับตำแหน่งระหว่าง ถึง สำเนา และสำเนาลับได้

7. ใส่ชื่อหัวข้อของจดหมาย

จัดรูปแบบให้ข้อความ

ในการจัดรูปแบบให้ข้อความในจดหมาย กดปุ่มไอคอนรูป  เพื่อเปิดตัวเลือกการจัดรูปแบบข้อความ

การเพิ่มไฟล์แนบ รูปภาพ หรือลิงค์

นำเมาส์ไปวางเหนือรูป คลิปหนีบกระดาษ จะแสดงตัวเลือกสำหรับไฟล์แนบ เช่นต้องการแนบไฟล์ รูปภาพ เอกสาร การใส่ลิ่งค์ รูปภาพแสดงอารมณ์ รวมถึงการใส่นัดหมายในปฏิทิน

ในการแนบไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์ คลิกที่รูปคลิปหนีบกระดาษ จะมีการแสดงหน้าต่างเพื่อเลือกไฟล์ที่ต้องการจากใน คอมพิวเตอร์ เมื่อเลือกไฟล์แล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะถูกแสดงเป็นไฟล์แนบของจดหมาย หากต้องการลบไฟล์แนบ ให้กดปุ่มรูป x

คุณสามารถแนบไฟล์โดยการลากไฟล์จากเครื่องคอมพิวเตอร์โดยตรง มาวางบนพื้นที่เขียนข้อความของจดหมายก็ได้

 

แต่หากต้องการแทรกรูปภาพเข้าในเนื้ออีเมล์ สามารถทำได้โดยคลิกไอคอนแทรกรูปภาพ (รูปกล้องถ่ายรูป) แล้วเลือกภาพจาก คอมพิวเตอร์ หรือหากคุณใช้เบราเซอร์ Chrome คุณสามารถลากรูปภาพมาวางในหน้าการเขียนเมล์ได้เลย

การแทรกคำเชิญการประชุม

ในการแทรกคำเชิญในปฏิทิน สามารถทำได้ด้วยการกดปุ่ม  แทรกข้อความเชิญ จากนั้นระบุรายละเอียด ระบบจะส่งคำเชิญไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทางอีเมล์โดยอัตโนมัติ

 

การส่งจดหมาย

ที่บริเวณด้านล่างของหน้าต่างเขียนจดหมาย คลิกที่ปุ่ม ส่ง สีฟ้าจะมีแถบสีเหลืองแสดงที่ด้านบนของจอภาพเพื่อยืนยันว่าจดหมาย ของคุณถูกส่งออกไปเรียบร้อยแล้ว

หมายเหตุ : เมื่อคุณออกจากหน้าเขียนจดหมายก่อนมีการส่งจดหมาย จดหมายที่กำลังเขียนอยู่จะถูกบันทึกเก็บไว้เป็น จดหมายร่าง แต่หากไม่ต้องการส่งจดหมายที่เขียนค้างไว้ ให้กดปุ่มรูปถังขยะเพื่อลบจดหมายฉบับที่กำลังเขียนออก

 

การตอบกลับจดหมาย

คุณสามารถตอบกลับจดหมายไปยังผู้ส่งหรือทุกคนที่เป็นผู้รับในจดหมาย

การตอบกลับจากจดหมายฉบับเดียวหรือจดหมายฉบับล่าสุดเท่านั้นในบทสนทนา

1. เปิดจดหมายในกรณีที่มีจดหมายฉบับเดียวในหัวเรื่องนั้น หรือ บทสนทนาในกรณีมีจดหมายหลายฉบับรวมกัน

2. ด้านล่างสุด กดปุ่ม ตอบ เพื่อตอบไปยงัเฉพาะผู้ส่งจดหมายคนเดียว หรือ ตอบกลับทุกคน เพื่อตอบกลับไปถึงผู้ส่งและ ทุกคนที่ได้รับจดหมายฉบับนี้ด้วย ทั้งนี้ปุ่มตอบกลับทุกคนจะไม่แสดง หากจดหมายนั้นเป็นจดหมายที่ส่งถึงคุณเพียงคนเดียว

3. หรือเมื่อคลิกปุ่มตอบ หรือ ตอบกลับทุกคนแล้ว ยังสามารถเปลี่ยนแปลงการเลือกผู้รับการตอบได้โดยคลิกที่ปุ่มลูกศร ด้านหน้าชื่อของผู้ร้บได้อีกด้วย

4. พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบกลับ

5. ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนจดหมาย กดปุ่ม ส่ง

การตอบกลับจดหมายฉบับก่อนหน้าในบทสนทนา

1. เปิดบทสนทาและเลือกจดหมายฉบับที่คุณต้องการตอบกลับกดปุ่มลูกศร ตอบ จากด้านบนของข้อความ

หากต้องการตอบทุกคน ให้เลือกปุ่มสามเหลี่ยมเล็กๆ ด้านข้างปุ่มตอบ แล้วเลือก ตอบทุกคน

8. คุณยังสามารถเพิ่มเติมรายชื่อบุคคลที่ต้องการตอบจดหมาย

9. พิมพ์ข้อความที่ต้องการตอบกลับ

10. ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนจดหมาย กดปุ่ม ส่ง

การส่งต่อจดหมาย

คุณสามารถส่งต่อจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งในบทสนทนา หรือส่งต่อทั้งบทสนทนาก็ได้

การส่งต่อจดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งในบทสนทนา

1. เปิดจดหมายหรือบทสนทนา หากเป็นบทสนทนาให้เลือกไปยังจดหมายที่คุณต้องการส่งต่อ

2. เลือกปุ่มสามเปลี่ยมข้างปุ่มลูกศร ตอบ แล้วเลือก ส่งต่อ

3. ใส่ชื่ออีเมล์ที่ต้องการส่งต่อไปให้ โดยคุณอาจเพิ่มเติมข้อความในจดหมายได้

4. หากจดหมายมีไฟล์แนบที่คุณไม่ต้องการส่งต่อด้วย ให้คลกิที่ X ที่ชื่อไฟล์แนบ บริเวณด้านล่างของเนื้อจดหมาย

5. ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนจดหมาย กดปุ่ม ส่ง

ในการส่งต่อทั้งบทสนทนา

1. เปิดจดหมายหรือบทสนทนา หากเป็นบทสนทนาให้เลือกไปยังจดหมายที่คุณต้องการส่งต่อ

2. ที่ปุ่มสามเหลี่ยมเล็กๆ ข้างลูกศรตอบกลับ เลือก ส่งต่อ

3. ใส่ชื่ออีเมล์ที่ต้องการส่งต่อไปให้ โดยคุณอาจเพิ่มเติมข้อความในจดหมายได้

4. ที่ด้านล่างของหน้าต่างเขียนจดหมาย กดปุ่ม ส่ง

ผู้รับจะได้รับจดหมายในลักษณะฉบับเดียว โดยมีเนื้อหาของจดหมายฉบับอื่นๆ รวมอยู่ในจดหมายฉบับเดียว โดย เรียงลำดับให้จด หมายใหม่กว่าอยู่ด้านบน

การพิมพ์จดหมาย

คณุสามารถสั่งพิมพ์จดหมายฉบับเดียวหรือทุกฉบับในบทสนทนาได้

การสั่งพิมพ์จดหมายฉบับใดฉบับหนึ่งหรือทั้งบทสนทนา

1. เปิดจดหมายหรือบทสนทนา

2. ที่บรรทัดบนสุดของเนื้อจดหมาย (บรรทัดเดียวกับชื่อเรื่องของจดหมาย) คลิกปุ่ม พิมพ์ทั้งหมด (Print all)

จะปรากฏหน้าต่างการตั้งค่าการพิมพ์

3. คุณสามารถพิมพ์จดหมายโดยใช้การพิมพ์โดยตรงได้จากหน้าเบราเซอร์

การสั่งพิมพ์จดหมายภายในบทสนทนา

1. เปิดบทสนทนาแล้วเลือกไปที่จดหมายฉบับที่คุณต้องการสั่งพิมพ์

2. ในจดหมายนั้น คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมข้างปุ่มลูกศร ตอบ แล้วเลือก พิมพ์

จะปรากฏหน้าต่างการตั้งค่าการพิมพ์

3. คุณสามารถพิมพ์จดหมายโดยใช้การพิมพ์โดยตรงได้จากหน้าเบราเซอร์

Related Articles