คู่มือการใช้งาน G-Suite

ตั้งค่าการแจ้งเตือน, การแบ่งปันปฏิทิน และอื่นๆ ทำอย่างไร

การตั้งค่าการแจ้งเตือนความจำ

โดยการตั้งค่าตามปกติ จะตั้งค่าการแจ้งเตือนโดยอีเมลและป๊อปอัพเป็นเวลา 10 นาทีก่อนถึงนัดหมายในปฏิทิน ในการเปลี่ยนการ ตั้งค่าปกติสามารถทำได้โดย

1. เปิดปฏิทิน Google

2. ที่ ปฏิทินของฉัน (My Calendar) ทางด้านซ้ายมือ นำเมาส์ไปวางเหนือชื่อปฏิทินที่ต้องการเปลี่ยนค่าการแจ้งเตือน จากนั้นคลิกที่รูปสามเหลี่ยมทางด้านขวาเพื่อเปิดเมนูย่อย จากนั้นเลือก การตั้งค่าและการแชร์ จากเมนูย่อย

3. ในส่วนของ การแจ้งเตือนกิจกรรม (Event reminders) เลือก อีเมล หรือ ป๊อปอัป จากเมนูตัวเลือก

4. กำหนดระยะเวลาแจ้งเตือนล่วงหน้าที่ต้องการ (ระหวา่ง 1 นาทีถึง 4 อาทิตย์ก่อนถึงกิจกรรม)

5. นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มจำนวนการแจ้งเตือนได้โดยเลือก เพิ่มการเตือนความจำ(Add a reminder) หรือกด ลบ (x) การแจ้งเตือนก็ได้

6. กดปุ่ม บันทึก (Save)

การตั้งค่าการแจ้งเตือน

ในการตั้งค่าปกติ คุณจะได้รับอีเมลเมื่อมีผู้อื่นเชิญคุณเข้าร่วมในกิจกรรม ในการเปลี่ยนการตั้งค่า การยกเลิกการแจ้งเตือนหรือเลือก การตอบโต้ในแต่ละกิจกรรม คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าปกติได้โดย

1. เปิดปฏิทิน Google

2. ที่ ปฏิทินของฉัน ทางด้านซ้ายมือ นำเมาส์ไปวางเหนือชื่อปฏิทินที่ต้องการเปลี่ยนค่าการแจ้งเตือน จากนั้นคลิกที่รูป สามเหลี่ยมทางด้านขวาเพื่อเปิดเมนูย่อย จากนั้นเลือก การตั้งค่าและการแชร์ จากเมนูย่อย

3. ในส่วนของ เลือกวา่คุณต้องการรับการแจ้งอย่างไร (Choose how you would like to be notified) เลือกในกล่องเช็ค ในหัวข้อของกิจกรรมที่คุณต้องการรับอีเมลแจ้ง

4. กดปุ่ม บันทึก (Save)

หมายเหตุ: หากคุณเลือก แผนงานรายวัน คุณจะได้รับการแจ้งทางอีเมลถึงกำหนดในวันนั้นของคุณ ในช่วงเวลาประมาณ 5.00น. แต่จะไม่มีผลใดๆ กับกิจกรรมที่มีการเปลี่ยนแปลงหลังเวลา 5.00น. ไปแล้ว

การแบ่งปันปฏิทินของคุณกับผู้อื่น

ในการตั้งค่าปกติจะมีการตั้งค่าการแบ่งปันคือ แสดงเฉพาะข้อมูลว่าง/ไม่ว่าง กับผู้ใช้ทุกคนในองค์กรของคุณ คุณสามารถเลือกที่ จะทำการแบง่ปันปฏิทินเพิ่มเติมกับผู้ร่วมงานของคุณ หรือปิดการแบ่งปันข้อมูลในปฏิทินของคุณ

1. เปิดปฏิทิน Google

2. ที่ ปฏิทินของฉัน (My Calendar) ทางด้านซ้ายมือ นำเมาส์ไปวางเหนือชื่อปฏิทินที่ต้องการเปลี่ยนค่าการแจ้งเตือน จากนั้นคลิกที่รูปสามเหลี่ยมทางด้านขวาเพื่อเปิดเมนูย่อย จากนั้นเลือก แบ่งปันปฏิทินนี้ (Share this Calendar) จากเมนูย่อย

3. เลือกหัวข้อการแบ่งปันที่คุณต้องการ

4. กดปุ่ม บันทึก (Save)

การดูปฏิทินของผู้ร่วมงานอื่น

หากบุคลคลอื่นแบ่งปันปฏิทินให้กับคุณ คุณจะสามารถเปิดดูปฏิทินของผู้นั้นได้ แต่หากไม่มีการแบ่งปันแต่คุณต้องการดูปฏิทินของ ผู้อื่น คุณสามารถส่งคำร้องขอไปยังผู้นั้นได้

1. เปิดปฏิทิน Google

2. ในส่วนของ ปฏิทินอื่นๆ (Other calendars) ทางด้านซ้าย คุณสามารถพิมพ์ชื่อหรืออีเมลของผู้ร่วมงานในช่อง เพิ่ม ปฏิทินของผู้ร่วมงาน (Add a coworker’s calendar) ทันทีที่คุณเริ่มพิมพ์ตัวอักษร ระบบจะกรองรายชื่อบคุคลที่ตรง กับตัวอักษรที่คุณพิมพ์ คุณสามารถเลือกรายชื่อจากรายชื่อในกรอบด้านลา่งได้โดยที่คุณไม่ต้องพิมพ์ชื่อจนจบก็ได้

3. หากรายชื่อที่คุณเลือกได้มีการแบ่งปันปฏิทินกับคุณ ปฏิทินของผู้นั้นจะปรากฏอยู่เป็นรายชื่อปฏิทินในส่วนของ ปฏิทินอื่นๆ คุณจะสามารถเห็นกิจกรรมต่างๆ ในปฏิทินนั้นได้

4. แต่หากผู้นั้น ไม่ มีการแบ่งปันปฏิทินกับคุณ จะปรากฏกรอบหน้าต่างเพื่อบอกให้ค่ณส่งคำขอไปยังบุคคลนั้นได้ โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงคำร้องขอได้ก่อนที่จะกดปุ่ม ส่งคำขอ (Send Request)

ในการซ่อนหรือแสดงกิจกรรมในแต่ละปฏิทิน ทำได้โดยการกดที่ชื่อปฏิทิน เพื่อสลับการเปิด/ปิดปฏิทินนั้นๆ

การสร้างปฏทินใหม่

คณุสามารถสร้างและแบง่ปันปฏิทินรองได้ไม่จำกัดจำนวน เช่นปฏิทินการทำงานของกลุ่ม หรือปฏิทินกิจกรรมแตล่ะโครงงานเป็นต้น    ปฏิทินที่คุณสร้างขึ้นจะปรากฏอยู่ในส่วนของ ปฏิทินของฉัน (My Calendar)

1. เปิดปฏิทิน Google

2. คลิกที่ปุ่มสามเหลี่ยมข้างขวาของ ปฏิทินของฉัน (My Calendar) จากนั้นเลือก สร้างปฏิทินใหม่ (Create new calendar)

3. ในส่วนของการสร้างปฏิทินใหม่กำหนดชื่อของปฏิทิน รายละเอียดปฏิทิน ตำแหน่ง เขตเวลา และตัวเลือกการแบ่งปัน

4. เมื่อเสร็จสิ้นการตั้งค่า คลิกที่ปุ่ม สร้างปฏิทิน (Create Calendar)

Related Articles