คู่มือการใช้งาน G-Suite

เข้าถึงและการจัดการไฟล์ของคุณ ทำอย่างไร

คุณสามารถใช้ Google ไดรฟ์สำหรับการจัดเก็บไฟล์หรือโฟลเดอร์ต่างๆ รวมถึงเอกสารของ Google ไม่ว่าจะเป็นเอกสาร สเปรดชีท หรืองานนำเสนอ โดยที่คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นทางเว็บ จากคอมพิวเตอร์ แทปเล็ต หรือจากมือถือของ    คุณเอง โดยไฟล์ทั้งหมดจะมีการอัพเดตไปยังทุกๆ อุปกรณ์ที่มีการใช้งาน Google ไดรฟ์ คุณจะสามารถเข้าถึงไฟล์ที่เป็นเวอร์ชั่น ล่าสุดของคุณตลอดเวลา สามารถอ่าน แก้ไข แบ่งปัน และทำงานร่วมกันกับผู้อื่นได้จากทุกที่ ทุกเวลา

เริ่มต้นใช้งาน Google ไดรฟ์

1. จากเว็บเบราเซอร์ ไปที่ drive.google.com (หรือคลิกที่ไอคอน Drive จากปุ่ม Apps )

ในการใช้งาน Google ไดรฟ์ครั้งแรกจากหน้าเว็บ คุณจะพบกับหน้าจอต้อนรับ แต่หากมีการใช้งานแล้ว หน้าจอจะแสดง รายชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณคล้ายกับรูปข้างล่างนี้

 

ทำความรู้จักกับไดรฟ์ของคุณ

มีหลากหลายวิธีในการเรียกดูไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสารของ Google จาก Google ไดรฟ์บนหน้าเว็บ เริ่มต้นด้วยการรู้จักกับการใช้งาน Google ไดรฟ์

ไดรฟ์ของฉัน

เมื่อเริ่มต้นใช้งาน Google ไดรฟ์บนหน้าเว็บ ไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณอัปโหลด รวมถึงเอกสาร Google ที่คุณสร้างจะปรากฏ   อยู่ใน ไดรฟ์ของฉัน (My Drive)

หากคุณมีไฟล์ที่ได้รับแบ่งปันมาจากผู้อื่น คุณสามารถย้ายไฟล์เหล่านั้นเข้ามาอยู่ใน ไดรฟ์ของฉัน ได้ เพื่อให้ไฟล์เหล่านั้นซิงค์ลง มายังคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์มือถือของคุณ

โฟลเดอร์ใช้ร่วมกับฉัน

โฟลเดอร์ใช้ร่วมกับฉัน (Shared with me) เป็นโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์ โฟลเดอร์ หรือเอกสาร Google ที่บุคคลอื่นได้แบ่งปันการใช้     งานกับคุณ

โฟลเดอร์ใช้ร่วมกับฉัน แสดงเฉพาะสิ่งที่มีการแชร์กับคุณอย่างเฉพาะเจาะจง คุณจะไม่พบสิ่งที่บุคคลอื่นแบ่งปันแบบ สาธารณะ หรือ ทุกคนที่มีลิงค์ หากคุณมีการเข้าถึงสิ่งที่คุณได้รับการแบ่งปันบ่อยครั้ง คุณสามารถกำหนดให้เอกสารนั้นอยู่ใน ไดรฟ์ของฉัน ได้โดย ลาก เอกสารนั้นไปยัง ไดรฟ์ของฉัน

ไฟล์ที่ถูก ติดดาว และไฟล์ที่ถูกเปิดดู ล่าสุด

หากคุณได้ติดดาวให้กับไฟล์หรือโฟลเดอร์ใดๆ เมื่อคลิกที่โฟลเดอร์ ติดดาว จะปรากฏเฉพาะสิ่งที่ได้ถูกติดดาวไว้เท่านั้น คล้ายกับการทำ bookmarks หรือ favorites ในเว็บเบราเซอร์เพื่อเก็บหน้าเว็บที่คุณเข้าเยี่ยมชมบ่อยๆ นั่นเอง

คุณสามารถเลือก ล่าสุด เพื่อดูรายชื่อไฟล์ต่างๆ ที่คุณได้มีการเปิดโดยจะเรียงลำดับเอกสารที่เปิดล่าสุดไว้ด้านบน

โฟลเดอร์ กิจกรรม และ รายการทั้งหมด

คลิกที่เมนู เพิ่มเติม จากคอลัมน์เมนูด้านซ้ายเพื่อเปิดดูเมนูเพิ่มเติม :

โฟลเดอร์ กิจกรรม (Activity) และ รายการทั้งหมด (All items) จะมีความคล้ายคลึงกัน โดยทั้งคู่จะแสดงสิ่งต่างๆ ที่คุณได้รับการ      แบ่งปันจากการแบ่งปันในองค์กรโดยที่บางครั้งคุณอาจไม่รู้ตัว

  • กิจกรรม แสดงทุกอย่างที่มีการแก้ไขเมื่อเร็วๆ นี้หากมีสิ่งต่างๆ ในโฟลเดอร์กิจกรรมมากเกินไป คุณสามารถเลือกสิ่งที่คุณไม่ต้องการให้แสดงและเลือกปุ่ม นำออกจากกิจกรรม

บันทึก: ปุ่มนี้จะแสดงเฉพาะในโฟลเดอร์กิจกรรมเท่านั้น แต่หากเลือกไฟล์ในขณะที่อยู่ในโฟลเดอร์อื่นๆ สามารถเลือก ไฟล์แล้วเลือกเมนูเพิ่มเติม และ ไม่แสดงในรายการกิจกรรม

  • รายการทั้งหมด แสดงทุกสิ่งทุกอย่างใน Google ไดรฟ์ ยกเว้นสิ่งที่อยู่ใน ถังขยะ คุณไม่สามารถลบรายการต่างๆ จากโฟลเดอร์นั้นอกจากการลบไฟล์ทิ้งเท่านั้น

ถังขยะ

ถังขยะ ประกอบไปด้วยสิ่งที่คุณลบ ในการลบทำได้โดยการเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์จากนั้นกดที่ปุ่ม ลบ (Remove) ที่มีสัญลักษณ์เป็นรูปถังขยะ

บันทึก: คุณสามารถลบได้เฉพาะสิ่งที่คุณเป็นเจ้าของเท่านั้น หากคุณลบไฟล์ที่คุณได้รับการแบ่งปันจะเป็นเพียงการนำออกจาก Google ไดรฟ์ของคุณเท่านั้น ไม่ใช่การลบไฟล์ของคนอื่นแต่อย่างใด

ถังขยะจะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ ดังนั้นคุณควรเข้ามาตรวจสอบเป็นระยะ เนื่องจากสิ่งที่อยู่ในถังขยะ ยังคิดพื้นที่เก็บเอกสารจาก โควต้าของคุณอยู่นั้นเอง

  • ในหน้ามุมมองถังขยะ คลิกที่ปุ่ม ล้างข้อมูลในถังขยะ (Empty trash) เพื่อลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร

  • หรือเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ จากนั้นคลิก ลบอย่างถาวร (Delete forever)

การเพิ่มไฟล์หรือโฟลเดอร์เข้ามาในไดรฟ์

หากคุณต้องการสร้างเอกสาร สเปรดชีท เอกสารนำเสนอและอื่นๆ เพียงคลิกที่ปุ่ม สร้าง (Create) สีแดงแล้วเลือกประเภทเอกสารที่   คุณต้องการสร้าง

คุณสามารถดู Using Google Docs, Sheets, and Slides เพื่อศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานเอกสารของ Google

กรณีที่คุณมีไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่สร้างไว้ก่อนแล้ว แล้วต้องการนำเข้ามาใน Google ไดรฟ์ คุณสามารถทำการซิงค์หรืออัปโหลดไฟล์ หรือโฟลเดอร์ดังกล่าวได้ ดังนี้

อัปโหลดไฟล์และโฟลเดอร์เข้าสู่ Google ไดรฟ์

การเพิ่มไฟล์หรือโฟลเดอร์เข้าสู้ Google ไดรฟ์บนหน้าเว็บก็สามารถทำได้อย่างง่ายดาย คือ

1. ใน Google บนหน้าเว็บ คลิกปุ่ม อัปโหลด สีแดง (รูปลกูศร) จากนั้นเลือกไฟล์ (หรือโฟลเดอร์)

2. เลือกไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ หรือโฟลเดอร์ จากนั้นกดปุ่ม Open

เพียงเท่านี้ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณก็จะถูกอัปโหลดเข้าสู้ไดรฟ์ของฉัน เมื่อการอัปโหลดเสร็จสิ้น คุณจะสามารถเข้าถึง ไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณได้ทันที

การดูตัวอย่างเอกสาร

การแสดงรายการไฟล์และโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์บนหน้าเว็บ จะแสดงเป็นแบบรายการหรือแสดงเป็นเส้นตาราง โดยค่าปกติคือ การแสดงแบบรายการ คือเป็นลิสต์ของไฟล์และโฟลเดอร์เป็นบรรทัด แต่หากคุณต้องการแสดงตัวอย่างคร่าวๆ ของเอกสารแต่ละ เอกสาร คุณสามารถเปลี่ยนรูปแบบการแสดงผลเป็นแบบเส้นตารางได้ โดยกดปุ่มตามรูปด้านล่าง

คุณจะเห็นการแสดงผลในลักษณะรูปตัวอย่างเล็กๆ ของแต่ละไฟล์ ทำให้คุณเห็นเนื้อหาของไฟล์ที่ต้องการคร่าวๆ ทันที

หากต้องการแสดงผลเป็นแบบรายการ ก็เพียงคลิกที่ปุ่ม เปลี่ยนเป็นรายการ (Switch to List) ดังรูป

หรือหากคุณต้องการแสดงรายชื่อแบบรายการ แต่ต้องการดเูอกสารตัวอย่างของไฟล์นั้นๆ ด้วย ก็สามารถทำได้โดย

1. ในการแสดงผลแบบรายการ เลือกไฟล์ที่ต้องการดูตัวอย่างเอกสาร

2. คลิกที่ปุ่ม แสดงตัวอย่าง (Preview) ที่มีสัญลักษณ์รูปดวงตา เพื่อทำการเปิดตัวอย่างเอกสาร

จะแสดงตัวอย่างเอกสารแบบซ้อนทับขึ้นมาด้านบน

ในโหมดตัวอย่างเอกสารนี้คุณสามารถ

a) เลื่อนดูเนื้อเอกสาร

b) กดปุ่ม หรือ เพื่อเปิดเอกสารก่อนหน้าหรือถัดในใน Google ไดรฟ์

c) เลือกแสดงรายชื่อเอกสารอื่นๆ โดยการกดปุ่ม ดูทั้งหมด

d) แบ่งปันเอกสารนี้กับผู้อื่น

e) พิมพ์เอกสาร

f) เปิดเอกสารนี้ในโหมดแก้ไขเอกสาร

g) ปิดการดูเอกสารด้วยการกดปุ่ม X

การเรียงลำดับไฟล์

หากคุณมีไฟล์ตา่งๆ เป็นจำนวนมาก การมองหาเอกสารอาจทำได้ยากขึ้น การเลือกรูปแบบการจัดเรียงจะสามารถช่วยให้เราพบ เอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว

รูปแบบการเรียงลำดับต่างๆ

  • เรียงลำดับตาม แก้ไขล่าสุด จะแสดงเอกสารเรียงตามเวลาที่เอกสารถูกแก้ไข โดยเอกสารที่มีการแก้ไขล่าสุดโดยใคร ก็ตามจะอยู่ด้านบน หรือเรียงลำดับตาม “แก้ไขล่าสุดโดยฉัน” จะเรียงเอกสารที่คุณเป็นผู้แก้ไขนั่นเอง
  • เรียงตามการ เปิดล่าสุดโดยฉัน จะเรียงไฟล์ที่คุณเปิดล่าสุด โดยไม่คำนึงว่าจะมีการแก้ไขหรือไม่ จะสามารถค้นหา ไฟล์ที่คุณใช้ล่าสุดได้โดยไม่จำเป็นต้องทำการบุ๊คมาร์คแต่อย่างใด
  • เรียงตาม ชื่อ จะแสดงรายชื่อตามลำดับตัวอักษร โดยเริ่มต้นการเรียงจากโฟลเดอร์ก่อน วิธีนี้จึงเหมาะกับการค้นหา โฟลเดอร์มากกว่าไฟล์ เนื่องจากหากไฟล์มีจำนวนมาก การโหลดจะทยอยโหลดเรียงลำดับตามตัวอักษร หากชื่อไฟล์ ขึ้นต้นด้วยพยัญชนะท้ายๆ อาจต้องรอเป็นเวลานาน
  • เรียงตาม โควต้าที่ใช้งาน จะแสดงตามขนาดของไฟล์ที่ใช้เนื้อที่ใน Google ไดรฟ์ แต่การแสดงผลด้วยโควต้านี้จะมีผลเฉพาะ ไฟล์ที่มีการอัปโหลดเท่านั้น เนื่องจากเอกสารที่เป็นเอกสารของ Google จะไม่มีการคิดพื้นที่ใดๆ ทั้งสิ้น จึงไม่สามารถจัดเรียง เอกสารของ Google ด้วยการเรียงตามโควต้าได้

ทิป: หากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บเอกสารเพิ่มเติม คุณสามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้ จาก purchase additional storage แต่คุณควร ตรวจสอบกับผู้ดูแลระบบของคุณก่อน เนื่องจากผู้ดูแลระบบอาจสามารถจัดซื้อพื้นที่ให้คุณก็ได้

การค้นหาไฟล์

เพียงแค่พิมพ์คำหรือประโยคในช่องค้นหา ระบบจะทำการค้นหาเอการที่ตรงกับตัวอักษรหรือประโยคที่คุณพิมพ์ให้ทันที

การบีบการค้นหาให้แคบลง

1. ในช่องค้นหา คลิกที่สัญลักษณ์รูปสามเหลี่ยมเพื่อเปิดหน้าต่างตัวเลือกการค้นหาขั้นสูง

2. คุณสามารถเลือกตัวเลือกการกรองต่างๆ ที่ต้องการค้นหาได้

คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 และ 2 เพื่อจำกัดการค้นหาให้แคบลงได้ เช่น ต้องการค้นหาเอกสารประเภทสเปรดชีท ที่คุณไม่ได้เป็นเจ้าของ

ทิป: คลิกที่เครื่องหมาย x ในแต่ละตัวเลือกเพื่อลบการกรองออก หรือคลิกที่ X ตัวใหญ่ด้านขวามือเพื่อลบตัวเลือก ทั้งหมด

3. ถึงตรงนี้หากคุณยังไม่พบเอกสารที่ต้องการ คุณสามารถพิมพ์ชื่อของเอกสารเพิ่มได้อีก และกดปุ่มค้นหาสีฟ้า

ทิป: หากคุณต้องการค้นหาเอกสารที่มีการแบ่งปันสำหรับองค์กรของคุณ ให้คลิกเลือก ค้นหา <ชื่อองค์กร> แทนที่การ กดป่มุค้นหาสีฟ้า เพื่อทำการค้นหาเอกสารที่มีการแบ่งปันในองค์กรแต่ไม่ได้แบ่งปันโดยเฉพาะเจาะจงถึงคุณ

การจัดระเบียบไฟล์

สร้างโฟลเดอร์ใน Google ไดรฟ์บนหน้าเว็บ

1. คลิกปุ่ม ใหม่ (New) และเลือก โฟลเดอร์ (Folder)

2. ตั้งชื่อโฟลเดอร์และกดปุ่ม สร้าง (Create) เพียงเท่านี้โฟลเดอร์ก็จะถูกสร้างไว้ใน ไดรฟ์ของฉัน (My Drive)

ทิป: หากคุณกำลังเลือกโฟลเดอร์ใดๆ ภายใต้ ไดรฟ์ของฉัน แล้วคุณสร้างโฟลเดอร์ใหม่ จะเป็นการสร้างโฟลเดอร์ย่อยอยู่ภายใต้ โฟลเดอร์ปัจจุบันของคุณ

การย้ายไฟล์เข้าสู่โฟลเดอร์

1. เลือกเอกสารที่คุณต้องการย้าย

2. คลิกขวาที่ไฟล์ เลือก ย้ายไปที่ ที่มีรูปคล้ายแฟ้ม

3. ในหน้าต่าง ย้ายไปที่ ให้เลือกโฟลเดอร์ปลายทางที่คุณต้องการย้ายไฟล์ไป หรือหากต้องการย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่ยังไมเ่คย สร้างไว้ก่อน ก็สามารถ สร้างโฟลเดอร์ใหม่ ได้จากหน้าต่างนี้

4. ทิป: หากคุณต้องการเก็บไฟล์เดียวไว้ในหลายโฟลเดอร์โดยไม่มีการทำสำเนา คุณสามารถกดปุ่ม Ctrl หรือ Command ในขณะที่เลือกโฟลเดอร์ เพื่อเลือกชื่อโฟลเดอร์มากกวา่ 1 โฟลเดอร์ที่ต้องการเก็บเอกสารได้

5. กดปุ่ม ย้าย (Move)

การแบ่งปันโฟลเดอร์ Share a folder

คุณสามารถแบ่งปันโฟลเดอร์ได้ง่ายๆ เหมือนกับการแบ่งปันเอกสารทีละเอกสาร

1. เช็คเลือกชื่อโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเลือก
2. กดปุ่ม  จากนั้นเพิ่มรายชื่อหรือกลุ่มที่คุณต้องการแบ่งปันโฟลเดอร์ด้วย

หลังจากกำหนดการแบ่งปันให้กับโฟลเดอร์แล้ว ไอคอนของโฟลเดอร์จะปรากฏสัญลักษณ์แสดงว่ามีการแบ่งปันโฟลเดอร์ คุณสามารถดู Sharing and Collaboration เพื่อศึกษาการแบ่งปันและการใช้งานร่วมกันได้เพิ่มเติม

Related Articles