คู่มือการใช้งาน G-Suite

ลายเซ็น, ป้ายกำกับ, ตัวกรองจดหมาย

เอกสารฉบับนี้แสดงถึงขั้นตอนการตั้งค่าลายเซ็น, ป้ายกำกับ (ที่มีลักษณะคล้ายโฟลเดอร์) และตัวกรองจดหมายอัตโนมัติ

การสร้างลายเซ็นจดหมาย

1. เปิด Gmail.

2. ที่บริเวณมุมบนขวามือของหน้าจอ คลิกที่ปุ่มรูปเฟือง และเลือกการตั้งค่า

3. ในหน้า ทั่วไป เลื่อนลงมาด้านล่างในส่วนของ ลายเซ็น ใส่ลายเซ็นที่คุณต้องการในกรอบ

4. คุณสามารถเลือกลักษณะตัวอักษร แทรกลิงค์ และรูปภาพได้

5. ถ้าต้องการให้ลายเซ็นแสดงต่อท้ายข้อความของคุณทุกครั้ง ให้ทำเครื่องหมายถูกหน้าหัวข้อ “แทรกลายเซ็นนี้ในการตอบก่อนหน้าข้อความที่ยกมา” มิฉะนั้นลายเซ็นจะอยู่ท้ายสุดหลังข้อความตอบกลับหรือส่งต่อเสมอ

6. คลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง เพื่อบันทึกค่า

การสร้างและใช้งานป้ายกำกับ

ป้ายกำกับจะมีลักษณะคล้ายโฟลเดอร์ เพื่อจัดระเบียบจดหมายให้เป็นหมวดหมู่แต่จะมีข้อต่างคือสามารถใช้ป้ายกำกับหลายๆ ป้ายกำกับในจดหมายฉบับเดียว จึงเป็นการเก็บจดหมาย ฉบับเดียว ไว้ในหลายๆ ป้ายกำกับ และนอกจากนี้ป้ายกำกับยังสามารถ

  • เปิดป้ายกำกับทางด้านซ้ายของจอเพื่อดูจดหมายทั้งหมดที่อยู่ในป้ายกำกับเดียวกัน
  • ค้นหาจดหมายโดยการระบุป้ายกำกับ
  • มองเห็นป้ายกำกับของจดหมายหรือบทสนทนาจากหน้ากล่องจดหมายเข้า ทำให้แยกแยะจดหมายได้อย่างรวดเร็ว

สร้างป้ายกำกับเพื่อให้ง่ายต่อการระบุเนื้อหาของจดหมาย ดังภาพด้านล่าง

การสร้างป้ายกำกับ

1. เลือกหรือเปิดจดหมายเพื่อให้หน้าจอแสดงไอคอน ป้ายกำกับ ที่ทูลบาร์ด้านบน

2. คลิกไอคอน ป้ายกำกับ และเลือก จัดการป้ายกำกับ

ทิป: ทางเลือกอื่นคือ คุณสามารถคลิกที่รูปเฟือง จากนั้นเลือกคำสั้ง การตั้งค่า และเลือกที่หน้า ป้ายกำกับ

3. ในส่วนของ ป้ายกำกับ เลือก สร้างป้ายกำกับใหม่ จากนั้นพิมพ์ชื่อป้ายกำกับที่ต้องการแล้วกดปุ่ม สร้าง

ทิป: สามารถสร้างป้ายกำกับย่อยโดยเลือกตัวเลือก ซ้อนป้ายกำกับไว้ใต้ แล้วเลือกป้ายกำกับที่ต้องการนำไปซ้อน เช่น                        ตั้งชื่อป้ายกำกับย่อยเป็นชื่อ บริษัทของลูกค้า แล้วกำหนดให้ซ้อนอยู่ใต้ป้ายกำกับชื่อ ลูกค้า เป็นต้น

การเปลี่ยนสีป้ายกำกับ

1. ที่บริเวณชื่อป้ายกำกับด้านซ้ายมือของจอภาพ นำเมาส์ไปวางบนชื่อของป้ายกำกับแล้วคลิกที่สามเหลี่ยมเล็กๆ ทางด้านขวาของ     ป้ายกำกับ

 

2. เลือกสีที่ต้องการจากแถบสี สีของป้ายกำกับและสีของตัวอักษรบนป้ายกำกับจะเปลี่ยนสีทันที

 

คุณสามารถลบสีของป้ายกำกับได้โดยเลือกที่ ลบสี

ทิป: คุณสามารถเพิ่มสีอื่นๆ ทั้งสีพื้นและสีตัวอักษรของป้ายกำกับเองได้ โดยเลือก เพิ่มสีที่กำหนดเอง

การกำหนดป้ายกำกับให้กับจดหมาย (โดยจดหมายยังอยู่ในกล่องจดหมายเดิม)

1. เลือกจดหมายโดยคลิกที่กล่องเลือกด้านหน้าของจดหมาย แล้วคลิกที่ไอคอน ป้ายกำกับ

2. เลือกชื่อป้ายกำกับที่ต้องการจากรายชื่อป้ายกำกับที่แสดง จากนั้นกดปุ่ม ใช้ โดยคุณสามารถเลือกได้มากกว่า 1 ป้ายกำกับ

ทิป: คุณสามารถกำหนดชื่อป้ายกำกับใหม่โดยพิมพ์ชื่อป้ายกำกับใหม่ในช่อง ใช้ป้ายกำกับ จากนั้นเลือก สร้างใหม่

การกำหนดป้ายกำกับให้กับจดหมาย (โดยย้ายจดหมายออกจากกล่องจดหมายเดิม)

หากคุณต้องการกำหนดป้ายกำกับให้กับจดหมายและทำการ ย้าย จดหมายนั้นเข้าไปไว้ในป้ายกำกับด้วยในเวลาเดียวกัน ใช้ไอคอน  ย้ายไปที่ แทนการใช้งาน ป้ายกำกับ

1. เลือกหรือเปิดจดหมายฉบับเดียวหรือหลายฉบับที่ต้องการย้าย

2. กดปุ่ม ย้ายไปที่ จากทูลบาร์ด้านบน

ทางเลือกอื่น – คุณสามารถลากจดหมายไปวางที่ชื่อป้ายกำกับโดย

1. คลิกค้างที่บริเวณริมซ้ายของบรรทัดของจดหมายหรือบทสนทนา (สังเกตเคอร์เซอร์เปลี่ยนเป็นรูปมือ)

2. จากนั้นลากไปวางที่ชื่อป้ายกำกับ

การลบจดหมายออกจากกล่องจดหมายโดยไม่มีการกำหนดป้ายกำกับ 

1. เลือกจดหมายในกลอ่งจดหมาย โดยสามารถเลือกได้มากกวา่ 1 ฉบับ

2. กดปุ่ม เก็บ ที่ทูลบาร์ด้านบน

ในการดูจดหมายที่มีการกำหนดป้ายกำกับ คลิกที่ชื่อป้ายกำกับทางด้านซ้ายของจอภาพ หากมีป้ายกำกับจำนวนมาก คุณอาจต้อง เลือกคำสั่ง เพิ่มเติม เพื่อแสดงป้ายกำกับที่ซ่อนอยู่ได้

ทิป: หากคุณทำการ เก็บ จดหมายโดยไม่มีการกำหนดชื่อป้ายกำกับใดๆ คุณยังสามารถค้นหาจดหมายนั้นๆ ได้จากป้ายกำกับที่ชี่อ        จดหมายทั้งหมด ได้

การตั้งค่าตัวกรองจดหมาย

ใช้ตัวกรองจดหมายเพื่อจัดการจดหมายที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ เช่น กำหนดป้ายกำกับ เก็บ หรือลบจดหมาย ที่ตรงกับการตั้งค่าคุณสมบัติ หรือคำเฉพาะในการเลือกจดหมาย

ตัวกรองจดหมาย (Filters) ของ Gmail มีลักษณะเหมือนกับ Email rules ของ Microsoft Outlook หรือ Lotus Notes.

1. ที่มุมบนขวาของจอภาพ เลือกปุ่มรูปเฟือง และเลือก การตั้งค่า จากนั้นดูในหัวข้อ ตัวกรองจดหมาย

2. เลือกคำสั่ง สร้างตัวกรองจดหมาย

3. ใส่คุณสมบัติต่างๆ ในช่อง ตัวกรอง เช่น กำหนดคุณสมบัติเลือกจดหมายที่มีข้อความว่า “Action Required” ที่มา จากคนชื่อ “Murthy”

4. คลิกที่ สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ จากนั้นเลือกว่าต้องการทำอะไรกับจดหมายนั้นๆ เช่น กำหนดป้ายกำกับโดย อัตโนมัติ

ทิป: การกระทำนี้จะทำโดยเรียงตามหัวข้อตัวเลือก เช่น สามารถเลือกให้ทำการ ส่งต่อไปยังบัญชีอื่นๆ ก่อนแล้วให้ทำการ ลบ ได้

5. หากต้องการใช้ตัวกรองจดหมายนี้กับจดหมายที่เคยได้รับมาก่อนหน้านี้แล้ว ให้เลือกตัวเลือก และใช้ตัวกรองกับ [x] ที่ตรงกับการสนทนา

6. คลิกที่ปุ่ม สร้างตัวกรอง

Related Articles